Het wordt voor rechtspersonen zoals naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen (BV’s), verenigingen, coöperaties en VvE’s mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering te houden. Dat staat in het conceptwetsvoorstel van minister Weerwind (Rechtsbescherming) dat op 7 december in consulatie is gegaan.
Wens bedrijfs- en verenigingsleven
Het ministerie meldt dat er vanuit het bedrijfs- en verengingsleven een duidelijke wens is om het wettelijk mogelijk te maken dat algemene vergaderingen volledig digitaal gehouden kunnen worden. Tijdens de coronapandemie is hier al veelvuldig mee geëxperimenteerd, omdat er vanwege de op dat moment geldende coronamaatregelen geen fysieke vergaderingen konden plaatsvinden. In de wet is daarvoor destijds een tijdelijke mogelijkheid gecreëerd, omdat in de wet staat dat algemene vergaderingen (gedeeltelijk) fysiek moeten plaatsvinden.
Die tijdelijke mogelijkheid loopt in februari af, maar de wens om naast de al bestaande mogelijkheid van een gedeeltelijk digitale (“hybride”) algemene vergadering, een volledige digitale variant te houden blijft onverminderd aanwezig. Het gebruik van een volledige digitale variant zorgt er namelijk onder andere voor dat leden en aandeelhouders van over de hele wereld (plaats onafhankelijk) kunnen deelnemen aan de algemene vergadering.
Voorwaarden
Aan het houden van een volledig digitale algemene vergadering zijn wel voorwaarden verbonden. Zo moet een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormen van een fysieke vergadering en moeten deelnemers ook langs digitale weg volwaardig kunnen participeren. Leden en aandeelhouders moeten met beeld én geluid kunnen deelnemen aan de vergadering en het woord kunnen voeren. Daarnaast moet de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering vooraf instemmen met de optie om digitaal te vergaderen.
Reageren t/m 6 februari
Het ministerie van Justitie en Veiligheid nodigt belanghebbenden uit om te reageren op het voorstel. De internetconsultatie staat open tot en met 6 februari 2023.