Wettelijk is een fysieke algemene vergadering vereist, elektronisch stemmen is alleen toegestaan als de statuten daar in voorzien. Elektronische stemming kon echter niet de fysieke alv vervangen. Met een tijdelijke wet, die op 24 april is ingegaan. Voor gebruik van digitale middelen door notarissen geldt de wet zelfs met terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020. Dat betekent dat akten die sinds 16 maart op deze manier zijn gepasseerd, geldig zijn.
De tijdelijke wet voorziet in de mogelijkheid voor besturen om te bepalen dat stemrecht elektronisch kan worden uitgeoefend. Daar is geen statutenwijziging voor nodig. Om dit in goede banen te leiden mag het bestuur ook bepalen dat niemand toegang heeft tot de vergadering, waarmee de eis om fysiek te vergaderen tijdelijk vervalt. Dit laatste is alleen mogelijk als het bestuur als alternatief aanbiedt dat de alv elektronisch gevolg kan worden en dat de toegangsgerechtigden drie etmalen voor de vergadering de mogelijkheid moeten krijgen om vragen te stellen over geagendeerde onderwerpen. Die vragen moeten – als dat in redelijkheid mogelijk is – tijdens de alv worden beantwoord.
Uitstel
De tijdelijke wet voorziet ook in de mogelijkheid tot uitstel van de alv voor een periode van maximaal vier maanden en in de mogelijkheid om de jaarrekening vier maanden na de bestaande deadline uit te brengen, voor nv’s en bv’s is dat zelfs vijf maanden.
Niet tijdig deponeren van de jaarstukken is normaal gesproken een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. De tijdelijke wet bepaalt dat niet-tijdige deponering vanwege uitstel van de alv of andere coronagerelateerde oorzaken niet al worden aangemerkt als een dergelijk bewijsvermoeden.
Stichtingen
Stichtingen hebben geen leden of aandeelhouders. In eerste aanleg maakte de stichting dan ook geen onderdeel uit van de tijdelijke wet. Echter, er zijn genoeg stichtingen die wel een orgaan hebben bestaande uit deelnemers of aangeslotenen of andere belanghebbenden. Een dergelijk orgaan is vergelijkbaar met een algemene vergadering, want op grond van de statuten van de stichting bevoegd tot het vaststellen van de jaarrekening. De wetgever heeft om die reden de stichting ook gelijkgesteld met de overige rechtspersonen, zodat vergaderingen van stichtingsorganen die statutair de jaarrekening moeten vaststellen ook volledig elektronisch gehouden kunnen worden.
Wilt u meer weten over de spoedwet elektronische vergaderen? Bel ons voor het maken van een afspraak.